Braderie puériculture – Capitaliser son organisation par l’expérience accumulée (travail en cours)
Voici une retranscription d’une partie des tâches identifiées de l’organisation d’une braderie puériculture :
| Etapes | Détail des tâches | Qui ? | Quand ? |
|---|---|---|---|
| Cadrage de l’événement | Ouvert à tous (adhérents comme extérieurs) Autorisés à être exposés : Vêtements bébés/enfants (de 0 à 16 ans) et pour grossesse Matériel puériculture Jeux et jouets Livres Réservation : Tarif 4€ par emplacement de 2 mètres de longueur 2 emplacements maximum par personne. Pas de réservations possible pour autrui. Pass sanitaire et masque obligatoire pour les réservations, et le jour J, visiteurs et exposants. | ||
| Préparation | Réunion d’organisation ? Préparation de l’affiche et des documents d’inscription (repas) Communication Achats et fournitures | ||
| Avant l’événement | Organiser les inscriptions => cette année, 2 créneaux horaires de permanence pour enregistrer les inscriptions ; Commande globale des repas à passer au partenaire Signalitique à poser (panneaux, fléchage) dans et autour de la salle Clé de la salle des sports à récupérer à la Mairie Installation de la salle (dalles et tables) par bénévoles => actuellement fait la veille, le samedi, de 20h30 jusque 21h30/22h en fonction de la disponibilité de la salle des sports et du nombre de bénévoles à disposition ; | fin sept/début oct ? ? vendredi la veille au soir ? | |
| Pendant l’événement | Ouverture de la salle Accueil des bénévoles (convivialité) Gestion des entrées/sorties => cette année, contrôle des pass sanitaires, de 9h à 14h, par créneau de 30 minutes ; Accueil des exposants => sur les emplacements en fonction d’un plan de salle ??? Distribution des repas commandés | ||
| Après l’événement | Rangement de la salle => actuellement fait le jour même, le dimanche, de 14h à 15h tables dalles Signalitique à enlever (panneaux, fléchage) dans et autour de la salle Clé de la salle à déposer à la Mairie | exposants bénévoles | |
| Bilan | Réunir les données de la journée (nombre d’exposants, nombre de repas, fréquentation, photos…) Debrifing à prévoir avec les bénévoles pour avoir leur ressenti et des pistes d’amélioration Remonter le bilan au groupe Evénementiel |
NB : Cette retranscription des tâches identifiables sera biensûr à continuer avec la responsable de l’événement.